Любая сделка начинается с предложения о сотрудничестве, которое можно направить письмом. Это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру или клиенту купить продукт или совместную работу над конкретным проектом.
Чтобы добиться результата, важно правильно составить и оформить послание. Рассказываем, как написать предложение о сотрудничестве.
Кто составляет письмо
Основу письма разрабатывает маркетолог, который может выгодно преподнести предложение о сотрудничестве и описать преимущества товаров и услуг компании так, чтобы закрыть потребности и боли ЦА.
Далее ему помогает секретарь: он оформляет послание в соответствии с требованиями этики делового общения и согласовывает текст и форму с руководителем.
Менеджеры по продажам могут помочь при составлении «горячего» письма — обращения к действующим партнерам или компаниям, с которыми у них был контакт. Например, личная встреча или телефонные переговоры, в ходе которых обсуждались условия сотрудничества, и клиент озвучил пожелания. Если нужно описать профессиональные тонкости или нюансы производства, к разработке текста предложения привлекают технических специалистов: инженеров, технологов, разработчиков и прочих.
Структура письма
Существует стандартная структура письма-обращения. Она включает пять элементов:
-
шапка;
-
приветствие;
-
заголовок;
-
оффер;
-
контакты.
При желании вы можете дополнить письмо инфографикой, таблицами и фотографиями.
Шапка. Разместите основные сведения о компании: официальное название, адрес, ФИО руководителя, ИНН, КПП и ОГРН. Это необходимо, чтобы потенциальный партнер навел о вас справки в открытых источниках и мог проверить, насколько честно и прозрачно вы ведете бизнес, были ли у вас судебные разбирательства, в качестве кого вы в них выступали.
Приветствие. Будьте вежливыми — поздоровайтесь с адресатом письма. Приветствие поможет задать дружелюбный тон и расположить читателя к себе. Если вы знаете, как зовут человека, обратитесь к нему по имени отчеству. Если вы отправляете письмо незнакомому адресату или делаете рассылку, используйте обезличенное приветствие — например: «Здравствуйте, коллеги!»
Заголовок. Часто компании ограничиваются сухой фразой «Предложение о сотрудничестве». Это неплохо, но если вы хотите удержать внимание адресата и заинтересовать его, сделайте начало более информативным. Например:
-
Укажите конкретные факты и цифры — «Наша система аналитики позволяет сэкономить до 30% рекламного бюджета».
-
Покажите, что знаете боли и потребности своих клиентов — «Предлагаем ПП торты, которые понравятся даже детям».
-
Упомяните целевую аудиторию — «Проводим творческие мастер-классы для мам в декрете».
По заголовку читатель должен понять, о чем письмо и какие выгоды вы предлагаете.
Оффер. Это основная часть письма, которая содержит УТП — уникальное торговое предложение. Чтобы удачно его составить, посмотрите на продукт глазами партнера или клиента. Подумайте, что может убедить его заключить с вами сделку.
Допустим, вы производите детскую мебель. Расскажите, какие материалы вы используете, как проверяете качество и безопасность готовых изделий. Если вы хотите заключить договор на услуги логистики, укажите маршруты, сроки доставки, виды транспорта и ваши возможности по консолидации и хранению грузов. Чтобы повысить доверие, прикрепите ссылки на успешные кейсы, а также отзывы и официальные рекомендации действующих клиентов и партнеров.
Заранее отработайте наиболее вероятные возражения — разложите по полочкам моменты, которые могут вызвать недопонимание и недоверие у потенциального партнера.
Контакты. Укажите все доступные способы связи с вами: номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на мессенджер, официальный сайт или аккаунт в социальной сети. Пусть клиент сам выберет удобный вариант.
Благодарность. Следуйте правилам делового этикета — поблагодарите читателя за внимание и потраченное время. Даже если письмо не приведет к сделке, вы расположите человека к себе, сделаете его более открытым и лояльным к получению других писем.
Правила оформления
На чье имя писать. В зависимости от того, кто принимает решение о сотрудничестве, адресуйте письмо ответственному специалисту, руководителю структурного подразделения, генеральному директору или собственнику компании.
Формат. Обычно письмо с предложением о сотрудничестве оформляют на фирменном бланке. Не делайте шапку очень яркой, это будет отвлекать от чтения. Бумажный вариант распечатайте на листе А4. Для электронных писем используйте Google Docs — Word или Excel неудобно открывать со смартфона. Если вы планируете добавить инфографику и иллюстрации, выбирайте PDF-файл.
Объем. Оптимальный объем «холодного» письма — 1 лист, поскольку получатель вряд ли захочет изучать длинный текст, если впервые слышит о вашей компании. «Горячее» предложение может занимать и 2–3 листа: подробно опишите характеристики вашего продукта, условия сотрудничества, гарантии и выгоды потенциального партнера.
Сквозная аналитика MANGO OFFICE автоматически собирает данные из коллтрекинга, CRM-системы, веб-метрик и рекламных площадок, объединяя их в подробный отчет. Система позволяет детально изучить эффективность маркетинговых кампаний, а также оптимизировать бюджет на продвижение товаров и услуг.
Как избежать ошибок
Не пишите «в пустоту». Прежде чем писать письмо, ответьте на вопросы:
-
Кому вы пишете?
-
Какие это люди?
-
Что их может заинтересовать в вашем предложении?
-
Какие выгоды они получат от сотрудничества с вами?
Внимательно изучите ЦА, соберите сведения о потенциальных партнерах и их клиентах, узнайте, какие проблемы они испытывают и как вы можете их решить. Используйте эту информацию для разработки УТП.
Не нахваливайте себя. Безусловно, партнер должен знать, почему ему стоит сотрудничать именно с вами. Но избегайте самолюбования — не превращайте письмо в рассказ о ваших бизнес-успехах. Используйте язык выгоды.
Сравните:
Мы 10 раз выигрывали конкурс «Лучшая булочная Саратова»!
и
Не забывайте о ценностях и болях адресата. Сделайте акцент на тех характеристиках продукта, которые точно и, желательно, в короткие сроки принесут пользу. Не забывайте, что у каждой компании свои ценности и критерии выбора партнера: одни хотят сократить сроки поставок сырья, другие — увеличить объем продаж, третьи — вырастить прибыль и при этом сэкономить на производстве.
Не пишите сложным языком. Витиеватые обороты отягощают текст. Читатель не захочет вчитываться в пространные предложения, стараясь дойти до сути. Такие письма удаляют, а о предложении забывают. Пишите лаконично — разбивайте сложные предложения на простые, не перегружайте текст профессиональными терминами.
Не допускайте грамматических ошибок. Часто опечатки и ошибки — показатель невнимательности автора. Если вы не хотите испортить впечатление, покажите письмо корректору. Он внимательно вычитает текст и исправит недочеты.
Не используйте юмор. Ваша цель — убедить партнера в качестве вашего продукта и пользе от отношений с вами, поэтому в письмо с предложением о сотрудничестве шутки добавлять неуместно.
Образец предложения о сотрудничестве
Представляем пример, как составить и оформить письмо с предложением о сотрудничестве.
Частная спортивная школа «Зевс»
Адрес: 123456, г. Пермь, 2-й Кольцевой проезд, д.2,
ИНН 9887654321,
КПП 556677889,
ОКПО 11223344,
ОГРН 1234567898765
Директору ООО «Медиа-ЮГ»
Петрову А. А.
Предложение о сотрудничестве
Здравствуйте, Алексей Андреевич!
В частной спортивной школе «Зевс» открылась новая секция волейбола для детей и взрослых. Сейчас у нас открыта запись в 4 группы по 10 человек в четырех возрастных категориях: 7–10 лет, 11–15 лет, 15–18 лет и от 18 лет. Мы закупили инвентарь, пригласили профессиональных тренеров из числа бывших и действующих спортсменов, разработали программу тренировок.
Приглашаем Вас принять участие в развитии секции и помочь организовать открытые городские соревнования. Это позволит повысить мотивацию воспитанников и оценить выполнение программы.
Мы обязуемся:
-
предоставить квалифицированных тренеров;
-
закупить необходимый спортивный инвентарь;
-
использовать логотип Вашей компании на форме воспитанников.
От Вас ожидаем:
-
поиск и оплату аренды спортивного комплекса;
-
рекламу предстоящих игр.
Если Вас заинтересовало предложение, свяжитесь с нами по телефону 8-153-4-55-66 или отправьте ответное письмо на электронный адрес
С уважением, Федоров С.Т.
Как отправлять письмо
Традиционный способ — выслать заказное письмо с уведомлением на официальный адрес компании. Доставка занимает несколько дней, и отправление точно дойдет до адресата.
Если вы не хотите ждать, отправьте письмо по электронной почте. Чтобы оно не потерялось в папке «Спам», предупредите адресата об отправленном предложении по телефону и попросите сообщить вам о его получении.
Если у вас уже налажен контакт с клиентом, напишите ему в мессенджере. Например, в Телеграме. Так вы сами увидите, что человек открыл сообщение, и сможете в онлайн-режиме обсудить детали или ответить на вопросы.
Что важно запомнить
-
Деловое письмо с предложением о сотрудничестве — это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру совместную работу над конкретным проектом или покупку продукта.
-
В его составлении участвуют маркетологи, менеджеры по продажам, технические специалисты и секретарь. Текст согласовывает руководитель компании.
-
Структура письма состоит из шапки, приветствия, заголовка, оффера и блока с контактной информацией. Текст можно разбавить инфографикой, фотографиями, таблицами.
-
Составляйте письмо в официально-деловом стиле, без витиеватых оборотов, шуток, панибратства и разговорной лексики.
-
Предложение о сотрудничестве отправляйте Почтой России, по электронной почте или в мессенджере.
