Новый личный кабинет ВАТС и 9 простых шагов его настройки

Свершилось! Мы выпустили новую версию Личного кабинета!

Расскажем, как за 9 простых шагов настроить ВАТС и начать принимать звонки.

Настройка исходящих вызовов и внутренней связи

Для начала работы Виртуальной АТС MANGO OFFICE настроим возможность совершать исходящие звонки и внутренние звонки между сотрудниками. Сделать это можно за три простых шага.

Шаг 1: Создание карточки сотрудника

Необходимо завести карточки сотрудников, которые будут использовать телефонию.

Для этого Вам нужно перейти на страницу «Сотрудники и группы» в разделе «Настройки» Личного кабинета.

Далее нажмите кнопку «Добавить пользователя».

После появления формы заполните основные поля.

• ФИО - Укажите имя и фамилию сотрудника. Они будут отображаться в общем списке и во всех связанных с ним отчетах.
• E-mail- Укажите адрес электронной почты сотрудника. На него будут приходить различные почтовые уведомления
• Внутренний номер - Придумайте уникальный код из 3 или 4 цифр. Он позволит быстро позвонить сотруднику по внутренней связи.

Совет: Даже если вы планируете использовать лишь несколько телефонных аппаратов (например, по одному телефону на кабинет), лучше завести карточку на каждого сотрудника. Виртуальная АТС MANGO OFFICE позволяет принимать и совершать звонки с помощью компьютера или мобильного телефона, на усмотрение сотрудника.

Шаг 2: Настройка карточки сотрудника

Карточка сотрудника позволяет настроить множество дополнительных параметров для работы с Виртуальной АТС MANGO OFFICE. Чтобы открыть ее - щелкните на нужного сотрудника в общем списке.

Большинство дополнительных параметров необходимы сотруднику для использования дополнительных возможностей Виртуальной АТС. Оставляем вариант «по умолчанию», с возможностью внесения изменений при необходимости.

• Для начальной настройки карточки остановимся на следующих параметрах:
• Логин и Пароль – данные для самостоятельной авторизации сотрудника в личном кабинете. Также это необходимо для просмотра истории звонков, их записей или доступа к факсу. В случае, если сотруднику этот функционал не нужен оставляем поле пустым
• SIP - это учетная запись пользователя, которую необходимо указывать в IP-телефонах или софтфоне MangoTalker. Нажмите на значок «+», чтобы создать для сотрудника SIP имя и пароль. Это позволит сотруднику принимать и совершать звонки. Эти данные индивидуальны для каждого сотрудника (Не забудьте сообщить сотруднику его sip-логин и sip-пароль).

Совет: Используете в SIP имени сотрудника его внутренний номер. Например, при внутреннем номере «007» можно создать SIP-имя вида «user0007». Так их будет удобнее запоминать.

Шаг 3: Проверка исходящей и внутренней связи

Создание карточек сотрудников окончено. Теперь Вам доступны исходящие вызовы и внутренняя связи между сотрудниками. Для использования Виртуальной АТС MANGO OFFICE Вам понадобится любой телефонный аппарат.

Наиболее простым является IP-телефон. Подключите его к Интернету и введите данные SIP учетной записи. Для проверки работоспособности телефонии наберите любой внутренний номер.

Совет: Вы можете найти видео-инструкции по подключению основных моделей IP-телефонов на нашем сайте. https://www.mango-office.ru/support/tekhnicheskaya_podderzhka/video/

Другой, не менее простой, вариант проверить телефонную связь – софтфон:

• подключите к компьютеру гарнитуру (наушники и микрофон)
• загрузите и запустите приложение MangoTalker
• введите данные SIP учетной записи
• Используйте экранную клавиатуру, чтобы позвонить.

Совет: Подробную информацию о подключении и использовании MangoTalker можно найти в специальном разделе на нашем сайте: mango-office.ru/support/tekhnicheskaya_podderzhka/mango_talker_menu/

Подготовка к приему входящих звонков

После того как Вы убедились, что исходящая и внутренняя связь работает исправно, переходим к настройкам для подключения возможности приема входящих звонков.

Шаг 4: Создание групп сотрудников

Прежде чем сделать настройки по подключению входящей связи необходимо разбить сотрудников по группам. Это действие поможет организовать правильный порядок приема входящих звонков.

• Перейдите на страницу «Сотрудники и группы» раздела «Настройки».
• Выберите вкладку «По группам».
• Нажмите «Добавить группу». Появится окно создания группы.

Основные пункты, которые требуется настроить при создании группы, это:

• Название - придумайте название для группы сотрудников (например «Отдел продаж» или «Служба поддержки»).
• Внутренний номер - придумайте уникальный код из 2-4 цифр. Это позволит быстро перевести входящий звонок клиента сразу на всех свободных сотрудников группы
• Алгоритм распределения – порядок распределения вызовов в компании. Самый распространенный - «Одновременно всем» (его мы и рекомендуем установить в начале использования) и «Случайный».

Остальные пункты относятся к дополнительным возможностям. При первоначальной настройке их изменение не обязательно.

Совет: Лучше задавать номера групп так, чтобы они отличались по длине от номеров сотрудников. Например, если номера сотрудников состоят из 3-х или 4-х цифр, задавайте номера для групп из 2-х цифр. Это позволит не перепутать внутренние номера групп и сотрудников между собой.

Шаг 5: Распределение сотрудников по группам

Нажмите кнопку «Добавить сотрудника» справа от названия необходимой группы и выберите необходимых сотрудников из списка.

Вы можете объединять сотрудников в группы по схожей тематике входящих звонков. Например «Прием заказов», «Отдел продаж», «Служба поддержки», «Бухгалтерия».

Совет: Если компания небольшая (3-5 человек без строгого разделения обязанностей), можно объединить всех в одну группу «Все сотрудники», и установить алгоритм распределения звонков «Одновременно всем». В таком случае на входящий вызов сможет ответить любой свободный сотрудник. Время до ответа на звонок клиента будет минимальным.

Совет: Вы можете внести одного и того же сотрудника в несколько разных групп. Это может быть полезно, если сотрудник занимается рабочими вопросами разных видов.

Настройка обработки входящих звонков

Шаг 6: Настройка приема звонков

В разделе «Настройки» раскройте пункт «Обработка входящих звонков» и выберите раздел «Распределение звонков, приветствие, голосовое меню».

Настройка алгоритма обработки вызовов необходима для правильного распределения входящих звонков в компании. Если этот алгоритм не настроен или настроен неправильно, вызов не дойдет до нужного сотрудника.

При начале работы у Вас уже стоит схема обработки «По умолчанию». Для возможности принимать входящие звонки, достаточно в поле «Переадресация» выбрать любого сотрудника или группу.

В этом случае входящий вызов будет направлен на тот телефон (или софтфон), на котором активна учетная запись этого сотрудника. Либо, в случае если это группа, на все контакты ее участников по заданному вами алгоритму.

Шаг 7: Настройка голосового меню и схем маршрутизации

Удобная и простая настройка алгоритма обработки входящих звонков - одно из основных преимуществ виртуальной АТС MANGO OFFICE. Этот инструмент поможет оптимизировать процесс приема входящих звонков от клиентов.

Для того чтобы добавить новый элемент в схему обработки вызовов - нажмите кнопку «Добавить» и выберите необходимый элемент. Каждый звонок обрабатывается сверху вниз, переходя от элемента к элементу. Вы можете самостоятельно менять порядок элементов или удалять при необходимости.

Установка мелодии для голосового меню:

• нажмите на ссылку «Не указано» в строчке «Звуковое приветствие»
• выберите мелодию из списка; загрузите свою или запишите через микрофон любой текст (например «Здравствуйте, вы позвонили в компанию…»)

Изменить правила обработки

• нажмите на ссылку «В любое время»
• в календаре выберите дату и время. Или нажмите «Добавить», после чего задайте рабочее время

Схема обработки разделилась на две части:

1. правило для обработки звонка в рабочее время

2. правило для обработки звонка в нерабочее время со звуковым приветствием «Здравствуйте! В настоящий момент операторы не могут ответить. Пожалуйста, оставьте свое сообщение после сигнала, Вам обязательно перезвонят». Для этого правила подключаем голосовую почту.

Выстраиваем новый алгоритм обработки вызовов в рабочее и нерабочее время.

Совет: Подробную информацию о настройке голосового меню (IVR) с примерами использования вы можете получить на нашем сайте в специальном разделе.

Шаг 8: Проверка приема входящих звонков

После настройки алгоритма обработки входящих вызовов, позвоните на ваш телефонный номер и убедитесь, что звонки принимаются согласно установленной вами схеме.

Одновременно можно проверить всю связь в совокупности. Сделать несколько внутренних звонков, перевод вызова с сотрудника на сотрудника, групповой разговор.

Совет: Вы можете самостоятельно изменять схему обработки звонков или сделать несколько различных схем и переключать их.

Шаг 9: Дополнительные возможности

Виртуальная АТС MANGO OFFICEпредоставляет множество дополнительных инструментов, способные значительно расширить ваши возможности по обработке вызовов.

1. Уведомление о состоянии счета

Автоматическое sms-уведомление в случае снижения баланса до заданной величины позволит Вам своевременно пополнить счет для поддержания работы Вашей телефонии.

Чтобы активировать функцию перейдите в раздел «Лицевой счет» основанного меню и выберите вкладку «Настройка уведомлений».

2. Специальные правила обработки звонков

• «Запись разговоров»
• «Черный/белый список»
• «Переадресация по номеру клиента»
• «Автоматическое распознавание факса»

Зайдите в раздел «Настройки», раскройте пункт «Обработка входящих звонков» и выберите «Специальные правила обработки звонков».

3. Звонок с сайта

Эффективный инструмент для интернет-магазинов и других компаний, активно использующих интернет сайт для привлечения новых клиентов и работы ними. Находясь на сайте, посетитель сможет одним кликом совершить бесплатный звонок в Вашу компанию.

Чтобы добавить кнопку и настроить ее внешний вид, перейдите на страницу «Звонок с сайта» раздела «Инструменты».

Совет: Если у вас несколько сайтов или рекламных разделов, на каждый можно установить отдельную кнопку. Таким образом, по количеству звонков из каждого источника вы сможете сравнивать эффективность страниц.

4. Безопасность и ограничения

В этом разделе вы сможете установить:

• права доступа сотрудников
• настройки безопасности входа в личный кабинет и использования SIP учетных записей
• ограничения на звонки.

Чтобы перейти к настройкам безопасности, откройте пункт «Безопасность и ограничения группы» раздела «Настройки».